據(jù)相關(guān)統(tǒng)計，倉庫的庫存金額占企業(yè)大約80%以上的財產(chǎn)，所以，倉庫管理夠不夠好，安不安全，直接關(guān)系到企業(yè)的發(fā)展。

雖然企業(yè)在千方百計的改善倉庫管理的水平，但是，在實際操作中，還是存在一些管理漏洞，如年底盤點時，倉庫賬目與實際庫存量不符，有的甚至不能查明原因，連倉庫管理員自己都不清楚。為了幫助企業(yè)更好的管理倉庫，在ERP系統(tǒng)中，會給倉庫加了不少的限制，以最大程度保障企業(yè)庫存的準(zhǔn)確性與安全性。

一、設(shè)置虛擬倉庫，廠外的材料也能有效控制

企業(yè)在生產(chǎn)管理中，有時候需要委外加工。如有個訂單，企業(yè)若自己生產(chǎn)的話，無法滿足客戶的交期。所以，就把這張訂單委托給外面的加工商進行生產(chǎn)。加工商根據(jù)企業(yè)給的加工任務(wù)，到企業(yè)領(lǐng)取原材料。但是，因為這個加工商在企業(yè)內(nèi)部，那企業(yè)要如何管理這些因委外生產(chǎn)而發(fā)出去的物料呢?

在手工管理中，主要存在如下問題：

1、委外的材料，企業(yè)無法有效進行追蹤。倉庫只把材料發(fā)出去就算了，沒有后續(xù)的追蹤。當(dāng)加工商把委外生產(chǎn)的產(chǎn)品入庫時，倉庫管理人員對剩余的材料也不做處理，即使有多余的材料，其也不向加工商索取。

2、有時候，企業(yè)會把有些常用的原材料，如PVC料、包裝袋等常規(guī)材料，多發(fā)給加工商，而不是根據(jù)生產(chǎn)的需用量來發(fā)料。對于這些材料如何追蹤與管理，是一個非常頭疼的問題。我遇到過一個客戶，其就碰到了這些問題，他們的產(chǎn)品都有美規(guī)認(rèn)證，在產(chǎn)品包裝時，需要貼美規(guī)認(rèn)證的標(biāo)志。企業(yè)為了管理的方便，就把標(biāo)簽一次性發(fā)給加工商很多，由于缺乏有效的追蹤，結(jié)果發(fā)現(xiàn)，加工商竟然用企業(yè)的安全標(biāo)簽，貼在其他公司的產(chǎn)品上，讓企業(yè)蒙受了不少損失。所以，企業(yè)希望能夠?qū)ζ浼訌娍刂啤?/span>

在ERP管理中，我們可以把加工廠當(dāng)作是企業(yè)的一個倉庫，發(fā)給加工商的材料，都當(dāng)做材料的移庫，即把原材料從企業(yè)的原材料倉庫移到加工商倉庫，當(dāng)成品入庫時，再利用“自動扣料”等功能，把材料從加工商倉庫扣除。

如此，企業(yè)要求對方生產(chǎn)多少，對方完工多少，就扣多少的材料。這么控制后，即使企業(yè)多發(fā)材料給加工商，也沒有關(guān)系。可以通過查詢加工商倉庫，就可以知道加工商那邊還有多少材料，無論是時候追蹤，還是發(fā)料扣減，都非常的方便。

虛擬倉庫在銷售上，也有一個非常妙的作用。

如有的客戶比較刁，當(dāng)企業(yè)把產(chǎn)品發(fā)給客戶，客戶接收時，按照正常情況來說，企業(yè)此時可以確認(rèn)銷售收入，產(chǎn)生應(yīng)收賬款，但是，比較刁蠻的客戶，就不同意這么做，要等自己把產(chǎn)品用掉以后，企業(yè)才能開始計算應(yīng)收賬款。這種處理方法在一些內(nèi)資的中小企業(yè)，特別常見?？蛻羰巧系?，企業(yè)有時候為了利潤，也只能服從與客戶。

遇到這種情況該如何處理呢?按照常規(guī)流程，當(dāng)企業(yè)出貨單審核時，就可以開始計算應(yīng)收賬款。但是，若按照這種情況，企業(yè)要等客戶通知后才能產(chǎn)生應(yīng)收賬款，這就相當(dāng)于企業(yè)發(fā)出的貨，只是暫時寄存在客戶那邊，還是屬于企業(yè)的財產(chǎn)，但是，實物又不在企業(yè)內(nèi)部。

此時，也可以通過ERP的虛擬倉庫解決這個難題?？梢栽O(shè)置一個客戶倉庫的虛擬倉庫，當(dāng)企業(yè)發(fā)貨給客戶時，先不開銷貨單，而直接開庫存轉(zhuǎn)移單，把成品從企業(yè)的成品倉庫轉(zhuǎn)移到客戶倉庫，當(dāng)客戶用掉，通知企業(yè)可以開發(fā)票計算應(yīng)收賬款時，企業(yè)再開銷貨單，減少客戶倉庫中的客戶數(shù)量。

如此，企業(yè)只要一查客戶倉庫，就可以知道客戶還有多少產(chǎn)品沒有消化，企業(yè)也可以針對此，想一些解決措施。若結(jié)合批號管理等功能，還可以查詢客戶倉庫里的產(chǎn)品分別是什么時候發(fā)的，這更有利于企業(yè)進行跟蹤控制。

二、不允許負數(shù)出庫，如此，倉庫就不會虧空

利用以前一些簡單的進銷存系統(tǒng)，有時候會有一個奇怪的現(xiàn)象。如有時候會發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)的帳上，倉庫物料庫存數(shù)量竟然會是負數(shù)，這與實際明顯不符。物料最多用完，數(shù)量為零，怎么會出現(xiàn)負數(shù)呢?出現(xiàn)負數(shù)，則說明庫存的帳目與實際肯定不符。這是一個明顯的錯誤。

在ERP系統(tǒng)中，加入了這一控制，即不允許負數(shù)出庫。這可以督促用戶，及時輸入單據(jù)。

在實際管理中，可能會出現(xiàn)這一問題。如供應(yīng)商上午10點送來材料，在材料還沒入庫點收，生產(chǎn)人員為了趕交期，就跟倉庫人員在門口“搶”材料，直接把原材料拉到了車間生產(chǎn)線上，進行生產(chǎn)。而倉庫人員會以材料沒有入庫為借口，不入入庫單；而車間人員事后補領(lǐng)料單領(lǐng)料。入庫沒入，直接領(lǐng)料，庫存數(shù)量就會出現(xiàn)負數(shù)。有了倉庫不能負數(shù)出庫的限制，則在ERP系統(tǒng)帳上沒有材料的數(shù)量時，領(lǐng)料單無法審核，領(lǐng)料人員也就領(lǐng)不出材料了。

這個限制，就有利于用戶遇到一些特殊情況，如急單的情況，發(fā)現(xiàn)問題就處理一個問題，而不會相互的推委，最后，導(dǎo)致問題一大堆。

一般在ERP項目的后期，ERP實施顧問都會推薦用戶設(shè)置負數(shù)出庫的限制，特別是生產(chǎn)企業(yè)，因為庫存數(shù)量不準(zhǔn)，直接會影響到MRP等物料需求的計算。所以，為了保障企業(yè)帳實相符，顧問會建議，在ERP運行穩(wěn)定后，進行一次大規(guī)模的庫存盤點。庫存數(shù)量準(zhǔn)確后，然后進行負數(shù)出庫限制，這可以最大限度的保證MRP等需求計劃的準(zhǔn)確性，提高ERP的利用效率。